Jak uniknąć przedawnienia zwrotu VAT – praktyczny harmonogram dla firm
Wielu przedsiębiorców doskonale wie, że można odzyskać zagraniczny VAT. Znacznie mniej osób pamięta jednak o tym, że na złożenie wniosku obowiązuje konkretny termin – a jego przekroczenie oznacza utratę prawa do zwrotu. W praktyce firmy tracą co roku tysiące złotych tylko dlatego, że nie zdążyły z dokumentami na czas.
Jak tego uniknąć? Oto prosty przewodnik po terminach i harmonogramie, który pomoże Ci działać bez stresu i nie przegapić żadnej daty.
Kiedy mija termin na złożenie wniosku o zwrot VAT?
Jeśli Twoja firma ponosiła wydatki w krajach Unii Europejskiej, wniosek o zwrot VAT (formularz VAT-REF) należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym poniesiono wydatki.
Przykład:
Jeśli faktury pochodzą z 2024 roku, wniosek o zwrot VAT należy złożyć do 30 września 2025 roku.
Po tej dacie prawo do odzyskania podatku bezpowrotnie wygasa.
Co się stanie, jeśli przegapisz termin?
W przeciwieństwie do wielu innych procedur podatkowych, nie ma możliwości przedłużenia terminu.
Urząd skarbowy państwa, z którego chcesz odzyskać VAT, po prostu odrzuci Twój wniosek jako złożony po czasie – nawet jeśli brakowało zaledwie jednego dnia.
To oznacza, że każdy dzień opóźnienia może kosztować Twoją firmę realne pieniądze.
Jak zaplanować harmonogram zwrotu VAT?
Aby uniknąć nerwowych sytuacji pod koniec września, warto wdrożyć prosty system planowania.
Oto przykład efektywnego harmonogramu:
|
Etap |
Czas realizacji |
Opis działań |
|
1. Zbieranie faktur i dokumentów za rok poprzedni, IV kwartał lub II półrocze |
styczeń – marzec |
Zgromadź wszystkie faktury z poprzedniego roku. Upewnij się, że są kompletne i zawierają wymagane dane. Składamy wnioski roczne oraz IV kwartał lub II półrocze. |
|
2. Przygotowywanie rachunków za I kwartał roku bieżącego |
kwiecień- czerwiec |
Przy kwotach powyżej 400 eur samego VATu na poszczególny kraj składamy wnioski za I kwartał roku bieżącego. |
|
4. Przygotowywanie rachunków za II kwartał |
lipiec – wrzesień |
Przy kwotach powyżej 400 eur samego VATu na poszczególny kraj składamy wnioski za II kwartał roku bieżącego. OSTATECZNY TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW ZA ROK POPRZEDNI TO 30 WRZEŚNIA! |
|
5.Przygotowywanie rachunków za III kwartał |
październik- grudzień |
Przy kwotach powyżej 400 eur samego VATu na poszczególny kraj składamy wnioski za III kwartał roku bieżącego. |
Dlaczego warto działać wcześniej?
Złożenie wniosku w sierpniu czy wrześniu często kończy się nerwami:
- serwery systemu VAT-REF bywają przeciążone,
- dokumenty nie zawsze są kompletne,
- urzędy w niektórych krajach mają dłuższe czasy weryfikacji.
Dlatego jako firma, która profesjonalnie zarządza zwrotami VAT swoich klientów przyjmujemy zasadę:
„Wniosek gotowy najpóźniej do końca sierpnia.”
Dzięki temu masz czas na poprawki, uzupełnienia i spokojne złożenie dokumentów przed ostatecznym terminem.
Uwaga!
Jeśli Twoja firma ubiega się o zwrot VAT z krajów spoza Unii Europejskiej (np. Wielka Brytania, Norwegia), obowiązują inne terminy.
W Norwegii ostateczny termin na złożenie wniosku za rok poprzedni to 30 czerwca. Rok podatkowy w Wielkiej Brytanii trwa od lipca do czerwca, a wniosek należy złożyć do 31 grudnia za rok podatkowy, który kończy się w czerwcu.
Podsumowanie
Odzyskanie VAT to prosta droga do poprawy płynności finansowej – pod warunkiem, że nie przegapisz kluczowych dat.
Dlatego warto:
- zaplanować pracę nad wnioskiem z wyprzedzeniem,
- wdrożyć coroczny harmonogram,
- lub powierzyć proces firmie specjalizującej się w zwrotach VAT, która przypilnuje terminów za Ciebie.
Nie ryzykuj utraty prawa do zwrotu VAT. Skontaktuj się z nami – sprawdzimy, czy Twoje dokumenty są kompletne i pomożemy złożyć wniosek na czas.