Wymiana gospodarcza między Wielką Brytanią a UE uległa poważnym zmianom po tym, jak w pełni zrealizowano Brexit 1 stycznia 2021 r. Segment rozliczeń podatku VAT jest jednym z obszarów, w którym te zmiany są wyraźne. W tym tekście wytłumaczymy, jakie zmiany przyniósł Brexit w zakresie możliwości odzyskiwania VAT w Wielkiej Brytanii dla firm zagranicznych.
1. Co się zmieniło - główne zmiany po Brexicie
Nowe zasady dla firm zagranicznych ponoszących wydatki w UK
Zgodnie z wytycznymi HM Revenue & Customs firmy bez siedziby w UK i niezarejestrowane dla VAT w UK mogą mieć prawo do zwrotu VAT poniesionego w Wielkiej Brytanii, jeżeli spełniają kluczowe warunki, m.in.:
- nie mogą być zarejestrowane ani zobowiązane do rejestracji na VAT w Wielkiej Brytanii,
- nie mogą posiadać siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie UK,
- muszą ponieść wydatki na towary lub usługi wykorzystane w Wielkiej Brytanii (np. udział w targach, konferencjach, zakup usług), przy czym nie może prowadzić tam działalności opodatkowanej jako dostawca.
Zmiany w relacjach firm z UK wobec UE
Dla firm z UK: po Brexicie przedsiębiorstwa brytyjskie nie mogą już korzystać z elektronicznego systemu odzyskiwania VAT w krajach UE tak jak kiedyś; konieczne są procedury przewidziane dla firm spoza UE.
2. Jak wygląda procedura dla firmy zagranicznej, która chce odzyskać VAT z UK
Krok po kroku:
- Zbieranie dokumentów: faktury VAT wystawione przez brytyjskich dostawców, potwierdzenie, że usługi/towary zostały użyte w UK (wszelkie rachunki należy dosłać do US w oryginale).
- Wymagany jest dokument pozyskany w Urzędzie Skarbowym - Zaświadczenie statusu podmiotu gospodarczego, który jest ważny 1 rok od daty jego wydania.
- Minimum kwotowe dla wniosków rocznych to zaledwie 16 GBP, natomiast dla wniosków za okres krótszy niż rok to 130 GBP.
- Wypełnienie odpowiedniego formularza - dla przedsiębiorstw spoza UK obowiązuje formularz VAT65A.
- Złożenie wniosku - może być to zgłoszenie elektroniczne przez system SDES (Secure Data Exchange Service) lub tradycyjne dokumenty papierowe, zależnie od sytuacji.
- Termin składania wniosku: dla okresu „rok przepisany” (prescribed year) - 1 lipca do 30 czerwca kolejnego roku; wniosek musi być złożony najpóźniej do 31 grudnia następującego roku.
- Weryfikacja przez HMRC - analiza dokumentów, sprawdzenie warunków; następnie zwrot VAT lub odmowa. Czas rozpatrywania wniosku może potrwać do 6 miesięcy.
Na co zwrócić uwagę – pułapki:
- Jeśli wydatki dotyczą samochodów osobowych lub mieszanej działalności prywatnej i służbowej, to prawo do pełnego zwrotu może być ograniczone.
- Musisz upewnić się, że Twoja siedziba/podmiot prawny nie jest zarejestrowany dla VAT w UK; inaczej procedura może być inna.
- Czas: nie zostawiaj składania dokumentów na ostatnią chwilę - terminy są sztywne.
3. Z programu nie można skorzystać w celu odzyskania VAT-u na:
- towary lub usługi wykorzystane wyłącznie do działalności niegospodarczej; jeśli dana dostawa obejmuje zarówno zastosowanie biznesowe, jak i niezwiązane z działalnością gospodarczą – VAT można odzyskać tylko od części służącej działalności gospodarczej;
- dostawy, które zostały lub mają zostać wykorzystane w celu realizacji innych dostaw w Wielkiej Brytanii;
- dostawę lub import większości zwykłych samochodów służbowych – wyjątkiem jest sytuacja wynajmu lub leasingu samochodu wykorzystywanego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, wówczas odzysk możliwy jest jedynie w 50%;
- pewne towary używane, takie jak samochody lub antyki, w przypadku których nie wystawiono faktury VAT;
- wydatki związane z działalnością reprezentacyjną lub rozrywkową – przykładowo, VAT od imprez dla klientów zagranicznych może być odzyskany, ale tylko jeśli ma bardzo podstawowy charakter;
- eksport towarów (zarówno bezpośredni, jak i pośredni), które są objęte stawką zerową, pod warunkiem że dostawca posiada niezbędne dowody — w takich przypadkach standardowy zwrot VAT może nie mieć zastosowania;
- towary i usługi zakupione z przeznaczeniem odsprzedaży, które przynoszą bezpośrednie korzyści podróżnym – na przykład zakwaterowanie w hotelu dla podróżnych;
- wszelkie świadczenia, które są lub mają być wykorzystane na dokonanie dostawy zwolnionej z podatku poza Wielką Brytanią (dotyczy to m.in. dostaw zwolnionych zgodnie z Załącznikiem 9 do Ustawy o podatku VAT z 1994 r.);
- towary, które mogłyby być objęte roszczeniem na mocy protokołu w sprawie Irlandia Północna — w takich przypadkach obowiązują odrębne zasady.
Zmiany wprowadzane w wyniku Brexitu sprawiły, że proces odzyskiwania VAT w UK stał się bardziej sformalizowany i wymaga spełnienia konkretnych warunków. Jednak dla firm spoza Wielkiej Brytanii, które ponoszą wydatki w UK w ramach działalności, nadal jest możliwe odzyskanie VAT - co może być istotną korzyścią kosztową. Kluczem jest jednak dobra dokumentacja, znajomość warunków i działanie zgodnie z terminami.
Jeśli Twoja firma ponosi wydatki w Wielkiej Brytanii i chciałaby sprawdzić, czy możliwy jest zwrot VAT - chętnie pomożemy przeanalizować Twoje faktury i wskażemy, jakie warunki musisz spełnić.