Poprawne dołączenie załączników do wniosku o zwrot VAT w procedurze VAT-REF to jeden z kluczowych elementów, które decydują o tym, czy wniosek zostanie przyjęty przez system. Wbrew pozorom to właśnie błędy techniczne — a nie merytoryczne — są najczęstszym powodem odrzucenia dokumentów. Oto najważniejsze zasady i najczęściej popełniane błędy, których warto unikać.

1. Nieprawidłowe nazwy plików
   Nazwa pliku musi być krótka, bez znaków diakrytycznych, zawierać poprawne rozszerzenie (PDF, TIFF, JPEG) oraz dokładnie odpowiadać nazwie pliku znajdującego się w archiwum ZIP — łącznie z wielkością liter. Częsty błąd? Używanie polskich znaków lub różnic w nazwie między wnioskiem a faktycznym plikiem.
2. Brak wymienienia wszystkich plików z archiwum ZIP w sekcji „H”
   Jeśli plik znajduje się w ZIP-ie, musi zostać wskazany w sekcji H wniosku. Pominięcie choć jednego dokumentu powoduje automatyczne odrzucenie wniosku.
3. Niewłaściwy format lub jakość skanów
   Każda faktura lub dokument celny musi być zeskanowany w jakości 200 dpi, w formacie PDF, TIFF lub JPEG. Niedozwolone są pliki zabezpieczone hasłem lub szyfrowane.
4. Zbyt duże archiwum ZIP
   Maksymalny rozmiar załącznika to 5 MB. Jeśli dokumentów jest więcej — należy załączyć jedynie te z najwyższymi kwotami. Pozostałych może zażądać kraj zwrotu w późniejszym etapie.
5. Błędna procedura dołączania ZIP-a podczas wysyłki
   ZIP dołącza się dopiero w kreatorze „Podpisz i wyślij”. Po podpisaniu deklaracji system poprosi o wybór pliku ZIP — pominięcie tego kroku uniemożliwia prawidłową wysyłkę.

Poprawne przygotowanie załączników znacznie zwiększa szansę na szybkie i bezproblemowe przyjęcie wniosku o zwrot VAT. Warto poświęcić chwilę na dopilnowanie szczegółów — system jest bezwzględny wobec błędów technicznych.