Wymiana gospodarcza między Wielką Brytanią a UE uległa poważnym zmianom po tym, jak w pełni zrealizowano Brexit 1 stycznia 2021 r. Segment rozliczeń podatku VAT jest jednym z obszarów, w którym te zmiany są wyraźne. W tym tekście wytłumaczymy, jakie zmiany przyniósł Brexit w zakresie możliwości odzyskiwania VAT w Wielkiej Brytanii dla firm zagranicznych. 

1. Co się zmieniło - główne zmiany po Brexicie

Nowe zasady dla firm zagranicznych ponoszących wydatki w UK

Zgodnie z wytycznymi HM Revenue & Customs firmy bez siedziby w UK i niezarejestrowane dla VAT w UK mogą mieć prawo do zwrotu VAT poniesionego w Wielkiej Brytanii, jeżeli spełniają kluczowe warunki, m.in.:

• nie mogą być zarejestrowane ani zobowiązane do rejestracji na VAT w Wielkiej Brytanii,
• nie mogą posiadać siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie UK,
• muszą ponieść wydatki na towary lub usługi wykorzystane w Wielkiej Brytanii (np. udział w targach, konferencjach, zakup usług), przy czym nie może prowadzić tam działalności opodatkowanej jako dostawca.

Zmiany w relacjach firm z UK wobec UE

Dla firm z UK: po Brexicie przedsiębiorstwa brytyjskie nie mogą już korzystać z elektronicznego systemu odzyskiwania VAT w krajach UE tak jak kiedyś; konieczne są procedury przewidziane dla firm spoza UE.

2. Jak wygląda procedura dla firmy zagranicznej, która chce odzyskać VAT z UK

Krok po kroku:

1. Zbieranie dokumentów: faktury VAT wystawione przez brytyjskich dostawców, potwierdzenie, że usługi/towary zostały użyte w UK (wszelkie rachunki należy dosłać do US w oryginale).
2. Wymagany jest dokument pozyskany w Urzędzie Skarbowym - Zaświadczenie statusu podmiotu gospodarczego, który jest ważny 1 rok od daty jego wydania.
3. Minimum kwotowe dla wniosków rocznych to zaledwie 16 GBP, natomiast dla wniosków za okres krótszy niż rok to 130 GBP. 
4. Wypełnienie odpowiedniego formularza - dla przedsiębiorstw spoza UK obowiązuje formularz VAT65A.
   
   
5. Złożenie wniosku - może być to zgłoszenie elektroniczne przez system SDES (Secure Data Exchange Service) lub tradycyjne dokumenty papierowe, zależnie od sytuacji.
   
   
6. Termin składania wniosku: dla okresu „rok przepisany” (prescribed year) - 1 lipca do 30 czerwca kolejnego roku; wniosek musi być złożony najpóźniej do 31 grudnia następującego roku.
   
   
7. Weryfikacja przez HMRC -  analiza dokumentów, sprawdzenie warunków; następnie zwrot VAT lub odmowa. Czas rozpatrywania wniosku może potrwać do 6 miesięcy.
   
   

Na co zwrócić uwagę – pułapki:

• Jeśli wydatki dotyczą samochodów osobowych lub mieszanej działalności prywatnej i służbowej, to prawo do pełnego zwrotu może być ograniczone.
  
  
• Musisz upewnić się, że Twoja siedziba/podmiot prawny nie jest zarejestrowany dla VAT w UK; inaczej procedura może być inna.
  
  
• Czas: nie zostawiaj składania dokumentów na ostatnią chwilę - terminy są sztywne.

3. Z programu nie można skorzystać w celu odzyskania VAT-u na:

• towary lub usługi wykorzystane wyłącznie do działalności niegospodarczej; jeśli dana dostawa obejmuje zarówno zastosowanie biznesowe, jak i niezwiązane z działalnością gospodarczą – VAT można odzyskać tylko od części służącej działalności gospodarczej;
  
• dostawy, które zostały lub mają zostać wykorzystane w celu realizacji innych dostaw w Wielkiej Brytanii;
  
• dostawę lub import większości zwykłych samochodów służbowych – wyjątkiem jest sytuacja wynajmu lub leasingu samochodu wykorzystywanego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, wówczas odzysk możliwy jest jedynie w 50%;
  
• pewne towary używane, takie jak samochody lub antyki, w przypadku których nie wystawiono faktury VAT;
  
• wydatki związane z działalnością reprezentacyjną lub rozrywkową – przykładowo, VAT od imprez dla klientów zagranicznych może być odzyskany, ale tylko jeśli ma bardzo podstawowy charakter;
  
• eksport towarów (zarówno bezpośredni, jak i pośredni), które są objęte stawką zerową, pod warunkiem że dostawca posiada niezbędne dowody — w takich przypadkach standardowy zwrot VAT może nie mieć zastosowania;
  
• towary i usługi zakupione z przeznaczeniem odsprzedaży, które przynoszą bezpośrednie korzyści podróżnym – na przykład zakwaterowanie w hotelu dla podróżnych; 
• wszelkie świadczenia, które są lub mają być wykorzystane na dokonanie dostawy zwolnionej z podatku poza Wielką Brytanią (dotyczy to m.in. dostaw zwolnionych zgodnie z Załącznikiem 9 do Ustawy o podatku VAT z 1994 r.);
  
• towary, które mogłyby być objęte roszczeniem na mocy protokołu w sprawie Irlandia Północna — w takich przypadkach obowiązują odrębne zasady. 

Zmiany wprowadzane w wyniku Brexitu sprawiły, że proces odzyskiwania VAT w UK stał się bardziej sformalizowany i wymaga spełnienia konkretnych warunków. Jednak dla firm spoza Wielkiej Brytanii, które ponoszą wydatki w UK w ramach działalności, nadal jest możliwe odzyskanie VAT - co może być istotną korzyścią kosztową. Kluczem jest jednak dobra dokumentacja, znajomość warunków i działanie zgodnie z terminami.

Jeśli Twoja firma ponosi wydatki w Wielkiej Brytanii i chciałaby sprawdzić, czy możliwy jest zwrot VAT - chętnie pomożemy przeanalizować Twoje faktury i wskażemy, jakie warunki musisz spełnić.

Wielu przedsiębiorców wciąż nie korzysta z możliwości odzyskania podatku VAT z zagranicy. Powód? Nie brak wydatków czy uprawnień, lecz… błędne przekonania. W praktyce te mity sprawiają, że firmy rezygnują z pieniędzy, które po prostu im się należą.

Poniżej obalamy najczęstsze z nich – z perspektywy codziennej pracy z klientami.

Mit 1: Zwrot VAT to rozwiązanie tylko dla dużych korporacji

Nic bardziej mylnego. Procedura odzyskania VAT z zagranicy (np. z Niemiec, Francji, Czech czy Wielkiej Brytanii) jest dostępna dla każdej firmy, która ponosi tam wydatki służbowe — niezależnie od skali działalności.
Mały producent, który wysyła pracowników na targi branżowe, czy agencja marketingowa organizująca event w UE, może odzyskać część kosztów za hotele, transport, paliwo czy catering.

W praktyce:
Już zwrot kilku tysięcy złotych rocznie może znacząco poprawić płynność finansową mikrofirmy.

Mit 2: To zbyt skomplikowane, żeby się opłacało

Tak, formalności są szczegółowe, ale nie musisz robić tego samodzielnie - jesteśmy właśnie po to, aby Ci pomóc. Od lat specjalizujemy się w odzyskiwaniu VAT i potrafimy zautomatyzować większość procesu, co czyni nasze działania skutecznymi i przyspiesza cały proces. W niedługim czasie jesteśmy w stanie uporządkować dokumentację, zweryfikować poprawność danych, złożyć odpowiednie wnioski i monitorować postępy.

Dzięki temu cały proces staje się łatwiejszy, szybszy i bezpieczny, a ryzyko błędów – minimalne.

Mit 3: Zwrot VAT trwa miesiącami, więc nie ma sensu się w to bawić

Rzeczywiście, kiedyś wnioski rozpatrywano bardzo długo.Dziś wiele administracji podatkowych w UE działa już cyfrowo, a maksymalny czas oczekiwania według rozporządzenia to 4 miesiące,  choć bardzo często czas ten wynosi  1–3 miesięcy.

Co więcej, część firm traktuje odzyskany VAT jako regularne źródło dodatkowego finansowania — np. planując wnioski cyklicznie co kwartał.

Mit 4: Nie można odzyskać VAT z usług hotelowych czy gastronomicznych

To bardzo popularny, ale nieaktualny pogląd. Rzeczywiście – niektóre kraje ograniczają zwrot z wybranych kategorii (np. reprezentacja, alkohol), ale w wielu przypadkach hotele, transport czy opłaty konferencyjne są kwalifikowane do zwrotu. Kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie wydatków i znajomość przepisów danego kraju.

Mit 5: To dotyczy tylko wydatków poniesionych w UE

Nie tylko! VAT można odzyskać również z krajów spoza Unii Europejskiej, np. z Wielkiej Brytanii czy Norwegii – pod warunkiem, że istnieje umowa o wzajemności.
W praktyce więc nawet firma działająca globalnie może ubiegać się o zwrot części podatku z zagranicznych kosztów.

Podsumowanie

Odzyskiwanie VAT nie jest zarezerwowane dla wybranych. To realna, często pomijana możliwość zwiększenia efektywności finansowej – bez dodatkowych inwestycji. Większość barier istnieje tylko w głowie (lub w przestarzałych informacjach).

Jeśli Twoja firma ponosi koszty za granicą – warto sprawdzić, ile pieniędzy zostawiasz na stole. Z pomocą naszych specjalistów proces może być szybki, przejrzysty i w pełni bezpieczny.

Wielu przedsiębiorców doskonale wie, że można odzyskać zagraniczny VAT.  Znacznie mniej osób pamięta jednak o tym, że na złożenie wniosku obowiązuje konkretny termin – a jego przekroczenie oznacza utratę prawa do zwrotu. W praktyce firmy tracą co roku tysiące złotych tylko dlatego, że nie zdążyły z dokumentami na czas.

Jak tego uniknąć? Oto prosty przewodnik po terminach i harmonogramie, który pomoże Ci działać bez stresu i nie przegapić żadnej daty.

Kiedy mija termin na złożenie wniosku o zwrot VAT?

Jeśli Twoja firma ponosiła wydatki w krajach Unii Europejskiej, wniosek o zwrot VAT (formularz VAT-REF) należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym poniesiono wydatki.

Przykład:
Jeśli faktury pochodzą z 2024 roku, wniosek o zwrot VAT należy złożyć do 30 września 2025 roku.

Po tej dacie prawo do odzyskania podatku bezpowrotnie wygasa.

Co się stanie, jeśli przegapisz termin?

W przeciwieństwie do wielu innych procedur podatkowych, nie ma możliwości przedłużenia terminu.
Urząd skarbowy państwa, z którego chcesz odzyskać VAT, po prostu odrzuci Twój wniosek jako złożony po czasie – nawet jeśli brakowało zaledwie jednego dnia.

To oznacza, że każdy dzień opóźnienia może kosztować Twoją firmę realne pieniądze.

Jak zaplanować harmonogram zwrotu VAT?

Aby uniknąć nerwowych sytuacji pod koniec września, warto wdrożyć prosty system planowania.
Oto przykład efektywnego harmonogramu:

Dlaczego warto działać wcześniej?

Złożenie wniosku w sierpniu czy wrześniu często kończy się nerwami:

• serwery systemu VAT-REF bywają przeciążone,
  
  
• dokumenty nie zawsze są kompletne,
  
  
• urzędy w niektórych krajach mają dłuższe czasy weryfikacji.
  
  

Dlatego jako firma, która profesjonalnie zarządza zwrotami VAT swoich klientów przyjmujemy zasadę:
„Wniosek gotowy najpóźniej do końca sierpnia.”

Dzięki temu masz czas na poprawki, uzupełnienia i spokojne złożenie dokumentów przed ostatecznym terminem.

Uwaga!

Jeśli Twoja firma ubiega się o zwrot VAT z krajów spoza Unii Europejskiej (np. Wielka Brytania, Norwegia), obowiązują inne terminy.
W Norwegii ostateczny termin na złożenie wniosku za rok poprzedni to 30 czerwca. Rok podatkowy w Wielkiej Brytanii trwa od lipca do czerwca, a wniosek należy złożyć do 31 grudnia za rok podatkowy, który kończy się w czerwcu.

Podsumowanie

Odzyskanie VAT to prosta droga do poprawy płynności finansowej – pod warunkiem, że nie przegapisz kluczowych dat.
Dlatego warto:

• zaplanować pracę nad wnioskiem z wyprzedzeniem,
  
  
• wdrożyć coroczny harmonogram,
  
  
• lub powierzyć proces firmie specjalizującej się w zwrotach VAT, która przypilnuje terminów za Ciebie.
  
  

Nie ryzykuj utraty prawa do zwrotu VAT.  Skontaktuj się z nami – sprawdzimy, czy Twoje dokumenty są kompletne i pomożemy złożyć wniosek na czas.

Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów za granicą – czy to w trakcie delegacji służbowych, uczestnictwa w targach, czy korzystania z wynajmu środków transportu. Warto wiedzieć, że wiele z tych wydatków może stać się źródłem realnego oszczędzenia pieniędzy dla Twojej firmy – poprzez odzyskanie VAT z innych krajów UE.

Kiedy możesz ubiegać się o zwrot VAT?

Prawo do zwrotu VAT przysługuje przedsiębiorcom w przypadku wydatków, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do najczęstszych kosztów, które mogą podlegać odzyskaniu, należą:

- nabycie paliwa,

- wynajem środków transportu,

- inne wydatki związane ze środkami transportu, jak np. parkingi, części 

samochodowe, narzędzia,

- opłaty drogowe i inne związane z użytkowaniem dróg,

- koszty podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny),

- koszty zakwaterowania,

- koszty usług restauracyjnych (udokumentowane spotkania biznesowe),

- opłaty za wstęp na targi i wystawy,

- wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne.

W praktyce – wszystkie wydatki, które możesz powiązać z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą być podstawą do odzyskania VAT.

Nasza firma pomoże Ci przejść przez cały proces krok po kroku – od weryfikacji faktur po złożenie wniosków w odpowiednich urzędach. Dzięki temu odzyskanie pieniędzy jest szybkie, bezpieczne i bez zbędnego stresu.

Nie pozwól, by Twoje wydatki zostały za granicą! Skontaktuj się z nami i odzyskaj należny VAT.